Jeśli działasz jako przewoźnik drogowy, powinieneś pamiętać o tym, że wykonując transporty musisz mieć przy sobie komplet dokumentów. Dotyczą one nie tylko prowadzonej działalności, ale także posiadanych uprawnień zawodowych oraz transportowanych towarów. Duża część z nich powinna znajdować się dobrze zabezpieczona w siedzibie firmie, ale są również takie, które należy przekazać kierowcy odpowiedzialnemu za przewóz ładunku. Brak nawet jednego z nich to ryzyko wysokiej kary finansowej, jaką może nałożyć m.in. ITD podczas kontroli drogowej. Z tego powodu w artykule podpowiadamy, jakie dokumenty są obowiązkowe dla przewoźnika – poznaj je już teraz!
Jakie dokumenty musi posiadać kierowca przewożący ładunek?
Zaczniemy od towarowych transportów drogowych i dokumentów, które w tym przypadku kierowca zawsze musi posiadać przy sobie. Zalicza się do nich:
- uprawnienia osoby kierującej pojazdem – prawo jazdy, licencja na transport krajowy lub międzynarodowy, świadectwo i karta kierowcy, aktualne badania (zarówno lekarskie, jak i psychologiczne),
- dokumenty dotyczące pojazdu – dowód rejestracyjny, certyfikat spełniania konkretnej normy EURO w zakresie emisji spalin, upoważnienie zezwalające kierowcy na korzystanie z auta,
- dokumenty przewoźnika – ubezpieczenie OCP oraz licencja przewoźnika drogowego.
Do tego pamiętaj o dokumentach związanych z transportowanym towarem. List przewozowy jest obowiązkowy, ale dodatkowo dobrze, jeśli kierowca ma w pojeździe faktury VAT związane z ładunkiem.
Sprawdź też: Ubezpieczenie odpowiedzialności materialnej kierowcy zawodowego – co to jest?
Jakie dokumenty musi mieć kierowca przewożący ludzi?
Najważniejszym dokumentem, który w tym przypadku musi posiadać kierowca, jest zezwolenie na realizację krajowego lub międzynarodowego przewozu osób. Dodatkowo jeśli przejazdy mają charakter regularny, niezbędny jest również aktualny rozkład jazdy. Co ważne, jest on obowiązkowy także wtedy, gdy przewóz ma charakter prywatny, ale wykonywany jest na trasach międzynarodowych. Kolejny wymagany dokument to kopie umów związanych z realizowanym przewozem osób. Jeśli transporty mają charakter okazjonalny, potrzebne będzie również zezwolenie na ich wykonywanie (może być kopia, ale z poświadczeniem o zgodności z oryginałem).
Transport szczególny – o jakich dokumentach należy pamiętać?
Zdarza się także, że kierowca realizuje zlecenie związane z tzw. transportem szczególnym. Zalicza się do nich m.in. przewóz materiałów niebezpiecznych, gdzie obowiązkowe jest posiadanie świadectwa ADR oraz odpowiednich, związanych z nim instrukcji.
Inne popularne rodzaje transportów szczególnych dotyczą takich towarów, jak:
- rośliny lub produkty roślinne – świadectwo fitosanitarne,
- wszelkiego rodzaju rzeczy o krótkim terminie przydatności, w tym przede wszystkim żywność – świadectwo ATP,
- odpady – wszystkie związane z nimi dokumenty,
- żywy inwentarz – dokumenty dotyczące zwierząt, a do tego kierowca musi mieć zezwolenie na ich transport,
- towary ponadgabarytowe – odpowiednie zezwolenie kierowcy do realizacji przewozów ponadnormatywnych.
Sprawdź też: Transport HDS – co to jest i do czego służy?
Dokumenty, które trzeba mieć w pojeździe realizując przewozy międzynarodowe
Wspomniane wcześniej dokumenty dla kierowcy zajmującego się przewozem towarów w przypadku transportów międzynarodowych trzeba uzupełnić o kilka dodatkowych. Podstawą jest oczywiście zezwolenie na wykonywanie takich zleceń, w tym kabotaż, jeśli jest planowany.
Oprócz tego kierowca musi obowiązkowo posiadać międzynarodowy list przewozowy, czyli CMR. Zawarte są w nim szczegółowe informacje na temat zlecającego transport, odbiorcy towaru oraz przewoźnika. Co ważne, musi być on sporządzony w 3 identycznych egzemplarzach.
Do powyższych dokumentów dochodzą jeszcze:
- karnet TIR oraz ATA – są związane z odprawami celnymi,
- EKMT – dopuszcza do wykonywania nieograniczonej ilości kursów pomiędzy krajami EU (to karnet wystawiamy przez Europejską Konferencję Ministrów Transportu),
- świadectwo kierowcy (jest ono wymagane tylko wtedy, gdy osoba prowadząca pojazd ciężarowy jest obcokrajowcem).
Jakie dokumenty firma przewozowa musi trzymać w swojej siedzibie?
Choć opisaliśmy już sporo dokumentów, tak ich lista niestety wciąż nie jest kompletna. Powyższe powinien posiadać przy sobie kierowca, natomiast jest jeszcze wiele takich, które muszą być przechowywane w siedzibie przewoźnika. Podstawą są certyfikaty związane z kompetencjami zawodowymi oraz zezwolenia (koniecznie oryginały) na wykonywanie zawodu w branży przewozów drogowych.
Do tego przewoźnik musi mieć w swojej siedzibie:
- dokumenty kompetencji zatrudnianych kierowców, a więc m.in. ksera praw jazdy, ważnych badań i odbytych kursów oraz wypisy z ich świadectw,
- wszystkie umowy pracowników oraz listy płacowe,
- ewidencje czasu pracy kierowców – prawo wymaga, aby w przypadku osób zatrudnionych na umowie o pracę przechowywać je przez 3 lata oraz 2 lata w przypadku pracowników na umowach cywilno-prawnych,
- bardzo dokładny wykaz posiadanych pojazdów i związane z nimi dokumenty, w tym potwierdzenia polis OC,
- specjalne zaświadczenia, że kierowcy przewoźnika nie mają zatrudnienia w innych firmach.
W całym tym gąszczu pamiętaj, że dokumenty te należy przechowywać w bezpiecznym miejscu i stale je aktualizować. Do tego niezbędne jest, aby śledzić aktualne przepisy prawa w tym zakresie, aby móc odpowiednio się do nich dostosowywać.
Jak długo przewoźnik musi przechowywać dokumenty w siedzibie?
Zgodnie z przepisami przewoźnik ma obowiązek przechowywania dokumentów swoich pracowników przez cały okres ich zatrudnienia. Oczywiście musisz pamiętać o tym, że niektóre z nich muszą być regularnie wymieniane, gdyż dość szybko tracą ważność. Dotyczy to m.in. wyników badań lekarskich oraz psychologicznych, które należy odnawiać okresowo.
Do tego należy dodać jeszcze jeden obowiązek. Jeśli jako przewoźnik będziesz mieć kontrolę w siedzibie swojej firmy lub takiej zostanie poddany kierowca w czasie realizacji transportu, otrzymasz stosowne, związane z tym dokumenty. Zgodnie z przepisami musisz przechowywać je przez okres minimum roku. Niestety choć nierzadko dokumentacja ta jest niezwykle rozbudowana i zabiera mnóstwo miejsca, tak trzeba ją przechowywać. Za ewentualny jej brak przewidziane są bardzo dotkliwe kary finansowe.
Pamiętaj o skrupulatnym archiwizowaniu dokumentów związanych z działalnością przewoźnika
Niestety jak widzisz, lista dokumentów, które jako przewoźnik musisz posiadać jest długa. Za brak chociaż jednego z nich możesz dostać wysoką karę finansową, dlatego warto skrupulatnie podchodzić do spraw biurowych. Przechowuj całą dokumentację w bezpiecznym miejscu i dbaj o to, aby regularnie ją aktualizować. Porządek w dokumentach jest ważny, gdyż pozwoli Ci uniknąć wielu komplikacji w czasie prowadzenia działalności gospodarczej.
Zabezpiecz swój transport i firmę
Sprawdź, jaką ofertę dla Ciebie przygotowaliśmy
Porozmawiajmy
Andrzej Piwoński to starszy specjalista w zakresie ubezpieczeń z wieloletnim doświadczeniem w branży. Od wielu lat przygotowuje jakościowe treści w oparciu o dokumenty OWU i własne doświadczenia. Stale jest na bieżąco z nowościami na rynku ubezpieczeń i dociekliwie sprawdza oferty, porównując je ze sobą. Dzięki temu jest w stanie dostarczyć naszym klientom najbardziej aktualnych i korzystnych rozwiązań ubezpieczeniowych. Zawsze podchodzi do swojej pracy z pełnym zaangażowaniem, szukając najlepszych ofert dla każdego naszego klienta indywidualnie.
Dajemy z siebie wszystko, aby odpowiedzieć na Twoje pytania!