Inspektor z ITD prosi o jeden dokument: umowę z osobą zarządzającą transportem. Firma ma certyfikat kompetencji zawodowych „wypożyczony” od znajomego, który nigdy nie postawił nogi w biurze. Umowy nie ma żadnej albo zmieściła się w jednym zdaniu. Efekt? Utrata dobrej reputacji, a w tle widmo cofnięcia licencji.
Każda firma z licencją transportową musi mieć osobę zarządzającą transportem - i musi to udowodnić papierem. Dobrze napisana umowa to nie formalność do szuflady, tylko dowód, że zarządzanie naprawdę się odbywa. Pokazujemy prosto, co taka umowa powinna zawierać, i dajemy gotowy wzór do pobrania.
Kim jest zarządzający transportem i po co umowa?
Zarządzający transportem to osoba, która faktycznie kieruje przewozami w firmie - dba o pojazdy, dokumenty, kierowców i bezpieczeństwo. Musi mieć certyfikat kompetencji zawodowych (CKZ), bo to on potwierdza, że zna się na prowadzeniu transportu. Obowiązek wyznaczenia takiej osoby wynika z unijnego rozporządzenia 1071/2009 i dotyczy każdego przewoźnika z licencją.
Kluczowe słowa w przepisach to „rzeczywiste i ciągłe zarządzanie”. To znaczy, że zarządzający ma realnie pracować dla firmy, a nie tylko użyczyć jej swojego certyfikatu na papierze. Umowa służy właśnie temu: opisuje, co dokładnie ta osoba robi, i jest dowodem dla ITD, że zarządzanie nie jest fikcją.
Zarządzający wewnętrzny czy zewnętrzny?
Są 2 warianty i od tego zależy forma umowy. Najprościej widać to w zestawieniu:
| Cecha | Zarządzający wewnętrzny | Zarządzający zewnętrzny |
|---|---|---|
| Kto to | Właściciel firmy albo pracownik | Osoba z zewnątrz, spoza firmy |
| Podstawa współpracy | Funkcja właściciela albo umowa o pracę | Umowa cywilnoprawna na zarządzanie transportem |
| Limit firm | Bez limitu | Maksymalnie 4 przedsiębiorstwa |
| Limit pojazdów | Bez limitu | Łącznie maksymalnie 50 pojazdów |
Limit zewnętrznego zarządzającego - maksymalnie 4 firmy i 50 pojazdów łącznie - wynika wprost z rozporządzenia 1071/2009. Oba warunki obowiązują naraz. Czy kandydat ich nie przekracza, sprawdzisz w publicznej bazie KREPTD prowadzonej przez GITD - zanim podpiszesz umowę.
Co musi zawierać umowa z zarządzającym transportem?
Najważniejsza zasada: zadania mają być wypisane konkretnie, nie ogólnikowo. Zapis „zarządza transportem” nic nie znaczy. Inspektor chce zobaczyć, kto i za co dokładnie odpowiada. Dobra umowa zawiera:
Obowiązkowe elementy umowy
- Dane obu stron - firma i zarządzający, z numerami identyfikacyjnymi.
- Numer certyfikatu kompetencji zawodowych zarządzającego.
- Szczegółowy katalog zadań - sercem umowy jest lista konkretnych obowiązków, wprost z rozporządzenia 1071/2009.
- Zakres odpowiedzialności - za co zarządzający odpowiada i jak raportuje.
- Miejsce i czas wykonywania obowiązków - zwłaszcza przy współpracy zewnętrznej.
- Wynagrodzenie - adekwatne do zakresu zadań. Symboliczna kwota to dla kontroli sygnał, że zarządzanie może być fikcyjne.
- Oświadczenie o limitach - przy zarządzającym zewnętrznym, że nie przekracza 4 firm i 50 pojazdów.
Jakie zadania wpisać do umowy?
Rozporządzenie 1071/2009 wprost wymienia, czym zajmuje się zarządzający. To dobra baza katalogu zadań:
- utrzymanie i konserwacja pojazdów,
- sprawdzanie umów i dokumentów przewozowych,
- podstawowa księgowość transportowa,
- przydzielanie ładunków i tras kierowcom,
- kontrola procedur związanych z bezpieczeństwem.
Im konkretniej rozpiszesz te punkty pod swoją firmę, tym mocniejszy dowód, że zarządzanie jest prawdziwe.
Rzeczywiste zarządzanie, czyli koniec z użyczaniem certyfikatu
To najważniejszy fragment całej układanki. GITD coraz mocniej sprawdza, czy zarządzający faktycznie pracuje, czy tylko wypożyczył firmie swój certyfikat. Sama umowa, nawet dobrze napisana, nie wystarczy, jeśli za nią nic nie stoi.
Czego pilnować, żeby zarządzanie było realne
- Zbieraj dowody pracy zarządzającego: raporty, podpisane dokumenty, decyzje dotyczące floty.
- Mieszczenie się w limicie 4 firm i 50 pojazdów to dopiero formalna granica - nie przesądza, że zarządzanie naprawdę się u Ciebie odbywa.
- Liczy się to, czy zarządzający realnie podejmuje decyzje, a nie czy figuruje w papierach.
Użyczanie certyfikatu, czyli figurowanie w dokumentach bez faktycznej pracy, prowadzi prostą drogą do utraty dobrej reputacji, cofnięcia certyfikatu i licencji całej firmy. Fałszywe oświadczenia potrafią się skończyć odpowiedzialnością karną.
Pobierz wzór umowy z zarządzającym transportem
Przygotowaliśmy gotowy wzór umowy o zarządzanie transportem w przedsiębiorstwie - z katalogiem zadań i miejscem na dane Twojej firmy. Potraktuj go jako punkt wyjścia: dopisz zadania specyficzne dla swojej działalności i dostosuj zakres do tego, jak realnie wygląda zarządzanie u Ciebie.
Co grozi za brak umowy albo fikcyjne zarządzanie?
Konsekwencje idą po kolei - i są dotkliwe
Brak właściwej umowy albo dowodów rzeczywistego zarządzania prowadzi najpierw do utraty dobrej reputacji przewoźnika. Za tym idzie cofnięcie certyfikatu kompetencji zawodowych, a w konsekwencji cofnięcie licencji - czyli zatrzymanie całej działalności transportowej. Do tego dochodzą kary finansowe nakładane przez inspekcję.
Najgorsze jest to, że firma często dowiaduje się o problemie dopiero przy kontroli - gdy na naprawę jest już za późno. Dlatego umowę i dokumentację warto mieć w porządku, zanim ktokolwiek o nią zapyta.
Najczęstsze pytania o umowę z zarządzającym transportem
Czy właściciel firmy może być zarządzającym transportem?
Tak, jeśli ma certyfikat kompetencji zawodowych. Wtedy jest zarządzającym wewnętrznym i nie obowiązują go limity dotyczące zarządzającego zewnętrznego. Warto mimo to opisać zakres zadań - choćby na potrzeby kontroli.
Iloma firmami może zarządzać jedna osoba?
Zarządzający zewnętrzny może być wyznaczony maksymalnie w 4 przedsiębiorstwach, a łączna flota tych firm nie może przekroczyć 50 pojazdów. Oba warunki muszą być spełnione jednocześnie.
Czy sama umowa wystarczy, żeby przejść kontrolę?
Nie zawsze. Umowa jest konieczna, ale ITD sprawdza też, czy zarządzanie jest rzeczywiste. Bez dowodów faktycznej pracy zarządzającego sama umowa może nie wystarczyć.
Gdzie sprawdzić, czy kandydat nie przekracza limitów?
W bazie KREPTD prowadzonej przez GITD. Jest publiczna - przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, w ilu firmach i iloma pojazdami dana osoba już zarządza.
Podsumowanie
O czym pamiętać przy umowie z zarządzającym transportem
- Wypisz zadania konkretnie - ogólnik „zarządza transportem” nic nie daje.
- Dobierz właściwą formę: wewnętrzny (właściciel/pracownik) albo zewnętrzny na umowie cywilnoprawnej.
- Przy zarządzającym zewnętrznym pilnuj limitu 4 firm i 50 pojazdów - sprawdź go w KREPTD.
- Zadbaj, żeby zarządzanie było realne, a nie tylko na papierze - i zbieraj na to dowody.
- Skorzystaj z gotowego wzoru i dostosuj go do swojej firmy.
Prowadzenie firmy transportowej zgodnie z przepisami to jedno, a zabezpieczenie jej przed ryzykiem to drugie. Pomagamy przewoźnikom dobrać ubezpieczenia dopasowane do realiów branży - od OCP, przez ładunek, po flotę - żeby jeden problem nie zatrzymał całego biznesu.
Twoja firma transportowa pilnuje papierów - a kto pilnuje ryzyka?
Cofnięta licencja to nie jedyne, co potrafi zatrzymać przewoźnika. Jedna szkoda w ładunku albo poważny wypadek floty bywa droższy niż roczne składki razem wzięte. Dobierzemy OCP, Cargo i ubezpieczenie floty pod realia Twojej firmy - analiza zakresu bezpłatna.
Zobacz ubezpieczenia dla transportu Porozmawiaj z doradcąŹródła
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 - art. 4 (eur-lex.europa.eu)
- Ustawa o transporcie drogowym
- Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego - KREPTD (GITD)
Andrzej Piwoński to starszy specjalista w zakresie ubezpieczeń z wieloletnim doświadczeniem w branży. Od wielu lat przygotowuje jakościowe treści w oparciu o dokumenty OWU i własne doświadczenia. Stale jest na bieżąco z nowościami na rynku ubezpieczeń i dociekliwie sprawdza oferty, porównując je ze sobą. Dzięki temu jest w stanie dostarczyć naszym klientom najbardziej aktualnych i korzystnych rozwiązań ubezpieczeniowych. Zawsze podchodzi do swojej pracy z pełnym zaangażowaniem, szukając najlepszych ofert dla każdego naszego klienta indywidualnie.