Oświadczenie o odliczeniu VAT przy szkodzie – wzór PDF i DOCX

Jak wypełnić oświadczenie o odliczeniu VAT przy szkodzie krok po kroku?

Przygotuj numer szkody i numer polisy z korespondencji ubezpieczyciela oraz NIP (albo PESEL, jeśli nie prowadzisz firmy). Jeśli jesteś przedsiębiorcą, ustal z księgowym, jak rozliczasz VAT od uszkodzonej rzeczy. Kolejne kroki odpowiadają sekcjom wzoru.

Składający oświadczenie

Wpisz imię i nazwisko albo nazwę firmy, adres, NIP lub PESEL oraz telefon i e-mail. Firma podaje NIP, bo pod nim ubezpieczyciel sprawdzi status w wykazie podatników VAT (Biała lista). Osoba prywatna wpisuje PESEL. Nie podawaj numeru dowodu osobistego, ubezpieczyciel go nie potrzebuje.

Adresat i oznaczenie szkody

Wpisz nazwę zakładu ubezpieczeń, numer szkody, numer polisy i datę zdarzenia. Najważniejszy jest numer szkody, bo po nim likwidator połączy oświadczenie z aktami sprawy. Przy szkodzie z OC sprawcy wpisujesz jego polisę, a przy szkodzie z własnego AC swoją. Jeśli nie znasz numeru polisy sprawcy, zostaw pole puste albo wpisz numer rejestracyjny jego pojazdu. Do połączenia oświadczenia z aktami wystarczy numer szkody.

Przedmiot szkody i tytuł prawny

Opisz, co zostało uszkodzone: przy pojeździe markę, model i numer rejestracyjny, przy innym mieniu krótki opis i adres. Potem zaznacz, w jakiej roli występujesz: właściciel lub współwłaściciel albo leasingobiorca lub najemca. W drugim wariancie wpisz finansującego (przy leasingu) albo wynajmującego (przy najmie). Wzór zawiera wtedy zdanie, że koszt naprawy ponosisz Ty i faktura jest wystawiana na Ciebie. Tylko przy takim układzie decyduje Twój status VAT. Jeśli faktura ma być wystawiona na finansującego, nie zostawiaj tego zdania bez zmian: sprawdź umowę leasingu i opisz sytuację w uwagach.

Status podatkowy

Zaznacz dokładnie jeden z 6 wariantów:

1. nie jesteś podatnikiem VAT (osoba prywatna);
2. jesteś zwolniony z VAT podmiotowo (art. 113) albo wykonujesz wyłącznie czynności zwolnione;
3. jesteś czynnym podatnikiem, ale uszkodzona rzecz nie służy czynnościom opodatkowanym;
4. odliczasz 50% (pojazd do 3,5 t używany też prywatnie; częściowe odliczenie od innego mienia zaznacz jako wariant 6);
5. odliczasz 100% (VAT-26 z ewidencją, pojazd powyżej 3,5 t albo inne mienie używane wyłącznie w działalności opodatkowanej);
6. odliczasz w innej proporcji, którą wpisujesz w procentach (na przykład przy sprzedaży częściowo opodatkowanej i częściowo zwolnionej; proporcję poda księgowy).

Niżej zaznacz, czy przy nabyciu uszkodzonej rzeczy odliczyłeś VAT w całości, w części czy wcale. Na tej podstawie ubezpieczyciel sprawdza spójność danych. Brak odliczenia przy zakupie (na przykład auto kupione od osoby prywatnej) nie wyklucza wariantu 4 ani 5, bo liczy się prawo do odliczenia VAT od naprawy. Rozbieżność z dzisiejszym statusem też nie jest błędem, na przykład gdy kupiłeś auto jako czynny podatnik, a dziś jesteś zwolniony albo wycofałeś je z działalności. Wyjaśnij ją jednym zdaniem w polu uwag w kroku 5.

Jeśli rzecz ma współwłaścicieli, wpisz ich dane, bo ubezpieczyciel może poprosić każdego z nich o własne oświadczenie. Na końcu sekcji wskaż, o jaką kwotę wnosisz, zgodnie z wybranym wariantem: 1-3 to brutto, 4 i 6 to netto powiększone o nieodliczalną część VAT, 5 to netto. Jeśli kwota nie pasuje do wariantu, ubezpieczyciel może odesłać pismo do poprawy.

Sposób naprawy i dokumentacja

Zaznacz jeden z 3 wariantów: naprawa jeszcze niewykonana i rozliczenie kosztorysowe, naprawa wykonana i udokumentowana fakturą z VAT albo naprawa wykonana za cenę bez VAT. W polu uwag możesz dopisać warsztat albo numer faktury. Dla osoby bez prawa do odliczenia wybrany wariant wpływa na wypłatę tak:

• kosztorys powinien oznaczać brutto (uchwała III CZP 32/24);
• faktura z VAT oznacza brutto i jest najmocniejszym dowodem w razie sporu;
• naprawa za cenę bez VAT (mechanik zwolniony z VAT, naprawa własna) daje ubezpieczycielowi podstawę, by wypłacić netto, bo podatku nie zapłaciłeś.

Dla podatnika odliczającego VAT decyduje jego status, a nie sposób naprawy.

Oświadczenie końcowe i podpis

Treść tej części jest gotowa. Oświadczasz w niej, że dane są zgodne ze stanem na dzień złożenia, zobowiązujesz się poinformować o zmianie statusu przed zakończeniem likwidacji, deklarujesz gotowość przedstawienia faktury lub dokumentu o statusie i zgadzasz się zwrócić nadpłatę, jeśli dane okażą się nieprawdziwe. Podpisz się imieniem i nazwiskiem, a w firmie dodaj funkcję lub pieczęć. Miejscowość i datę wpisz na górze dokumentu.

Co dalej po wypełnieniu?

1. Podpisz oświadczenie. Przy leasingu podpisuje korzystający, nie finansujący, a w firmie osoba upoważniona do reprezentacji.
2. Przygotuj dokumenty, jeśli je masz: kopię faktury za naprawę, wydruk z wykazu podatników VAT lub zaświadczenie VAT-5, kopię VAT-26, umowę leasingu.
3. Jeśli ubezpieczyciel nie wydał jeszcze decyzji, wyślij oświadczenie razem z dokumentami na adres e-mail do korespondencji w sprawie szkody albo przez formularz ubezpieczyciela, z numerem szkody w temacie. Zachowaj wysłaną wiadomość lub potwierdzenie. Jeśli ubezpieczyciel już wypłacił netto, nie wysyłaj oświadczenia osobno: dołącz je do reklamacji z punktu 4 jako dokument statusu i wnieś o dopłatę różnicy.
4. Sprawdź, czy kwota w decyzji ubezpieczyciela odpowiada zaznaczonemu wariantowi. Jeśli mimo braku prawa do odliczenia wypłacono netto, złóż reklamację i powołaj uchwały SN III CZP 150/06 oraz III CZP 32/24, a przy wykonanej naprawie dołącz fakturę. Po odrzuceniu reklamacji możesz złożyć wniosek do Rzecznika Finansowego albo pozew.
5. Jeśli Twój status zmieni się przed zakończeniem likwidacji (rejestracja do VAT, utrata zwolnienia), poinformuj o tym ubezpieczyciela. Wzór Cię do tego zobowiązuje.